A planilha anual de orçamentos permite às instituições a organização do próximo ano com base nos valores de entrada e saída das contas do ano atual/anterior. Através da informação mês-a-mês dos valores que estao previstos para recebimento/pagamentos em cada uma das contas, pode-se acompanhar diariamente o desempenho da instituição.

A utilização do módulo inicia-se na criação dos processos de orçamento (para cada ano deve existir um). Ao clicar nesta opção na tela de cadastro informe a descrição do orçamento, o ano em que ele terá validade, os centros de custos envolvidos e quais são os usuários que poderão alterar o orçamento.

Após salvar, os orçamentos serão apresentados na tela de configurações de orçamentos. Clicando na opção Cadastrar pode-se realizar o gerenciamento do orçamento.

Na tela de orçamento:

• Clique na parte superior em INCLUIR CONTAS para assinalar as contas que devem ser orçadas pela instituição;
• Como padrão os valores são apresentados em aberto. A instituição pode informar o valor que desejar para cada conta, sendo necessário informar a forma de lançamento. Clique na seta azul ao lado do orçamento para 2012 e selecione entre:

• Manual: O usuário pode realizar o preenchimento manualmente de cada mês;
• Média: O sistema toma como base o valor da orçado da conta no ano anterio e divide por 12, informando a média em cada mês;
• Média Acrescida: O sistema toma como base o valor orçado para a conta no ano anterior e abre espaço para o usuário informar em que percentual deve ser feito o reajuste. O montante é dividido por 12 e informada a média em cada mês;
• Limpar: Limpa e zera os dados da conta para que o usuário possa informar manualmente;
• Não usar conta: Indisponibiliza o preenchimento da conta no orçamento do ano.

• Após preencher as informações, o usuário pode clicar no sinal amarelo e sinalizar que o orçamento está Pendente de Aprovação (ou seja, já foi informado pelo financeiro, bastando apenas a aprovação da direção).

Após a configuração inicial do módulo, acessando este ambiente é necessário informar o período inicial e final para visualização do orçameno. O sistema toma como base todas as receitas e despesas realizadas até o momento para apresentar as informações. As contas apresentadas são as definidas para o orçamento do ano.

Após os planos de conta são exibidos os valores de total e na sequência do ou dos meses que foram inclusos no período de análise. As cores variam dependendo dos valores apresentados sendo:

• Azul: Indica que o orçamento extrapolou em mais de 10% positivamente;
• Verde: Indica que está dentro da normalidade, ou seja, atendeu o previsto até o limite de 10%;
• Amarelo: Indica alerta, não cumpriu com o previsto em até 10%;
• Vermelho: Orçamento extrapolou ou faltou recursos em mais do que 10% do favorável à instituição.

Se em um mês os valores não foram alcançados no orçado mas, no mês seguinte sim, não indica necessarimente que as cores já serão apresentadas na cor verde (normalidade). O sistema vai tomando como base o acumulado do ano e apenas exibirá a cor quando for alcançada a normalidade.

Exemplo:
Previsto era a instituição arrecadar R$ 100.000,00 por mês em mensalidades
Mês 1: R$ 50.000,00, cor:vermelho
Mês 2: R$ 100.000,00 cumpriu com o orçado para o mês mas falta recuperar os R$ 50.000,00 do mês anterior, cor: vermelho
Mês 3: R$ 145.000,00 cumpriu com o orçado e mais parte do mês 1, faltando 10% apenas, cor: amerelo
Mês 4: R$ 105.000,00 cumpriu a meta e o que faltava do mês 1, cor: verde
Mês 5: R$ 110.000,00 cumpriu a meta e conseguiu mais receita, não faltava nada dos meses anteriores, cor: azul

• As contas orçadas, ao fazer um lançamento no contas a pagar, na tela de baixa é apresentado o valor do ano que ainda está disponível (quando for o caso).
• Contas não orçadas ou sinalizadas como “não usar”, o sistema não bloqueia a utilização no contas a pagar.
• As informações do orçamento do UNIMESTRE são por caixa, ou seja, o que vai entrar e sair por dia.

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