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Após realizadas as matrículas pelo cadastro de alunos, a Planilha de Matrícula serve para, gerenciar os vínculos dos alunos com as turmas/disciplinas e realizar o controle de entrega de documentação do acadêmico.
Através do sistema Acadêmico, clique no menu Matrículas > Planilha de matrículas.
Para visualizar informações de matrícula de um estudante, o usuário precisa estar vinculado à unidade de ensino na qual este está matriculado.
A busca de turmas, alunos e disciplinas é padrão nas guias Alunos, Disciplinas e Documentação. Os registros filtrados, serão utilizado nas guias posteriores.
Sobre o registro selecionado, na barra inferior podem ser selecionadas algumas opções, entre elas:
Situação
Por padrão, na coluna Sit. os campos são preenchidos com RESE, que significa reservado, ou seja, o aluno está matriculado na turma, porém sua matrícula ainda não foi ativada. A matrícula é ativada automaticamente quando, o aluno realizar o pagamento da primeira mensalidade e realizar a entrega dos documentos assinalados como obrigatórios no cadastro de documentos do curso.
Ao clicar na opção Situação, pode-se selecionar uma das situações disponíveis, são elas:
Nas ações de cancelamento, reserva, abandono, desistência e trancamento, será exibida uma etapa questionando, a data em que foi realizado o pedido de registro de saída do aluno, espaço para selecionar o motivo da saída do aluno e um campo para complementação com observações gerais.
A data de saída será utilizada para realizar o cancelamento de parcelas do financeiro. Como padrão, o sistema esta configurado para cancelar todos os títulos que vencem após a data de saída, deixando os títulos anteriores em situação de pendência (mantendo o aluno como inadimplente, quando for o caso).
Transferências
Transferência de Turma: Nessa funcionalidade será permitido realizar a troca de turma e transferência interna.
A transferência interna mantém os registros acadêmicos do aluno na turma anterior, transferindo-o para a nova turma selecionada. Aconselha-se uso desta funcionalidade após o início das aulas (quando já houverem registros de aulas, frequência e notas pelos professores). É possível realizar a Transferência interna de um aluno selecionado ou de vários alunos. A transferência interna pode ser realizada de ano semestre para outro de uma série para outra. De acordo com o parâmetro TransferenciaLevarNotasParciais se estiver como S as notas e frequências são levadas para próxima turma. OBS.: sempre deve ser conferido as notas e as frequências do aluno na próxima turma. Devido a quantidade de aulas e provas criada entre as turmas que podem ser diferentes. Como padrão as parcelas pagas e vencidas ficam na turma antiga do aluno. Mas pode ser solicitado a nossa equipe a configuração do Parâmetro financeiro_parcelas para que todas as parcelas possam ser levadas para próxima turma. Na transferência interna também pode ser realizada a reclassificação do aluno caso o aluno seja reclassificado do 1º ano para o 2º ano dentro do mesmo ano semestre.
Pode ser realizada a troca de um ano semestre para outro, mas não pode ser trocada de uma série para outra. Pode ser realizada a troca de um aluno ou de vários alunos. De acordo com o parâmetro TransferenciaLevarNotasParciais se estiver como S as notas e frequências são levadas para próxima turma. OBS.: sempre deve ser conferido as notas e as frequências do aluno na próxima turma. Devido a quantidade de aulas e provas criada entre as turmas que podem ser diferentes. Na troca de turma das as parcelas serão trocadas para a nova turma.
Transferência de curso: utilizada para trocar o aluno de curso, após a matrícula em determinado curso:
Ao realizar a transferência, informe:
Preenchidos os campos, é necessário indicar qual será o procedimento financeiro a ser realizado, selecionando entre:
Optando pelas opções de geração do novo financeiro ou de ajuste de créditos, informe:
Preenchidas as informações, clique na opção F5 Confirmar para realizar a transferência interna.
Motivo
Alterar situação da disciplina
Matricular Grade
Obs.: Caso existam disciplinas optativas na grade o sistema não matriculará estas para o aluno. Veja mais informações sobre este processo aqui.
Matricular Disciplina
Esta opção pode ser utilizada para, incluir disciplina da mesma ou outra turma do acadêmico. Selecione o aluno no ano/semestre desejado e clique na opção Matricular Disciplina.
Na tela, serão relacionadas todas as disciplinas vinculadas a turma selecionada. A primeira coluna, indica o status da disciplina, entre:
As disciplinas, podem ser selecionadas mais de uma por vez, mantendo a tecla ctrl pressionada. Mesmo disciplinas com conflito de horários ou pré-requisitos podem ser selecionadas e matriculadas quando, o usuário tiver permissão de usuário para ignorar a pendência.
Remover Disc.
A opção de remoção de disciplinas pode ser utilizada para, cancelar a matricula de um aluno em uma disciplina específica. Diferente da ação de cancelamento, esta opção apaga todos os registros vinculados ao aluno como notas e frequências.
Parâmetro | Valores | Descrição | Ambiente |
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financeiro_cancelar_mes_atual | N (Não) ou S (Sim) | Na ação de cancelamento, trancamento, abandono ou transferência, define se a parcela do mês atual deve ser cancelada (caso o vencimento ainda não tenha passado) | Desktop |
financeiro_cancelar_pendente | N (Não) ou S (Sim) | Na ação de cancelamento, trancamento, abandono ou transferência, define se a parcelas dos meses seguintes devem ser canceladas (salve a do mês atual e do primeiro mês após o vencimento, verificar os parâmetros financeiro_cancelar_mes_atual e financeiro_cancelar_proximo_mes) | Desktop |
financeiro_cancelar_proximo_mes | N (Não) ou S (Sim) | Na ação de cancelamento, trancamento, abandono ou transferência, define se a parcela do mês seguinte a data de cancelamento deve ser cancelada | Desktop |
financeiro_cancelar_titulos | Códigos de tipos de títulos separados por vírgula. Ex.: 1,2,3 | Define quais os tipos de títulos deverão ser cancelados durante o cancelamento de uma matrícula | Desktop |
financeiro_cancelar_vencida | N (Não) ou S (Sim) | Na ação de cancelamento, trancamento, abandono ou transferência, define se as parcelas já vencidas e não pagas devem ser canceladas | Desktop |
¹planilha_matriculas_tabelas_especiais ²planilha_matriculas_campos_especiais | ¹Campos para complemento do SQL. Exemplo: INNER JOIN contatos_pessoas cp ON (pessoas.cd_pessoa = cp.cd_pessoa and cp.cd_contato = 4) ²Campos para formulação de descrição da coluna especial (separados por ;) Exemplo: cp.ds_contato=Email | Este parâmetro tem como objetivo complementar os campos apresentados na Planilha de Matrículas. Sua utilização (combinada à do parâmetro planilha_matriculas_campos_especiais) permite ligar as tabelas já utilizadas no SQL (turmas, matriculas, pessoas) à outras tabelas que o cliente necessite para apresentar suas informações especiais. | Desktop |